การประชาสัมพันธ์

การประชาสัมพันธ์
ความหมายของการประชาสัมพันธ์การประชาสัมพันธ์ คือการทำงานในการจัดการการสื่อสารระหว่างองค์กรและสาธารณะ[1] การประชาสัมพันธ์นั้นช่วยทำให้องค์กรหรือบุคคล ได้แสดงสู่ผู้ชม ผู้อ่าน โดยใช้เรื่องที่เป็นที่สนใจของสาธารณะและใช้เป็นการรายงานข่าวโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายโดยตรง[2] กิจกรรมโดยทั่วไปเช่น การพูดในงานชุมนุม การทำงานร่วมกับแหล่งข่าวการประชาสัมพันธ์ (Public Relations) มีการให้ความหมายต่างไว้ดังนี้เป็นการใช้ความพยายามที่ได้วางแผนไว้ เพื่อให้สามารถสร้าง และรักษาค่านิยม (Goodwill) เพื่อให้เกิดความเข้าใจร่วมกันระหว่างองค์กรกับชุมชน เป็นการจัดการขององค์การเพื่อสร้างสัมพันธภาพอันดีกับผู้รับข่าวสารกลุ่มต่างๆ เพื่อให้เกิดความเข้าใจเกี่ยวกับความคิดเห็น (Opinion) ทัศนคติ (Attitude) และค่านิยม (Value) หรือเป็นการติดต่อสื่อสารกับชุมชนทั้งภายในภายนอกเพื่อสร้างภาพพจน์ขององค์กรกับสาธารณชน ความพยายามที่ได้วางแผนอย่างต่อเนื่องที่จะสร้างและรักษาไว้ซึ่งความปรารถนาดีและความเข้าใจกันระหว่างองค์การและสาธารณชนที่เกี่ยวข้อง การประชาสัมพันธ์เป็นหน้าที่ในการบริหารที่ช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ กำหนดปรัชญาและทำให้เกิดความเปลี่ยนแปลงภายในองค์การ เนื่องจากนักประชาสัมพันธ์จะต้องสื่อสารกันทั้งในกลุ่มภายในองค์การและภายนอกองค์การเพื่อพัฒนาความสัมพันธ์ที่ดี ซึ่งจะก่อให้เกิดความสอดคล้องกันระหว่างเป้าหมายขององค์การ และความคาดหวังของสังคมอาจกล่าวได้ว่า การประชาสัมพันธ์เป็นการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารต่างๆ จากหน่วยงาน หรือจากผู้บริหารไปยังกลุ่มชนที่เกี่ยวข้องโดยการใช้สื่อต่างๆ ทั้งนี้เพื่อสร้างภาพพจน์ที่ดีของหน่วยงานให้กลุ่มชนเป้าหมายยอมรับต่อไปลักษณะที่สำคัญของการประชาสัมพันธ์ มี “ สถาบัน” หมายถึง องค์การ หน่วยงาน สมาคม มูลนิธิ รัฐบาล ทบวง กรม อำเภอ เทศบาล โรงเรียน บริษัท ห้างร้าน ที่ก่อตั้งขึ้นโดยมีความมุ่งหมาย วัตถุประสงค์ระบุไว้แน่นอนมีการวางแผน ไตร่ตรอง ใคร่ครวญ นั่นก็คือ การประชาสัมพันธ์มิใช่เกิดขึ้นโดยความบังเอิญแต่จะต้องมีการตั้งใจ ตั้งวัตถุประสงค์ นโยบาย เป้าหมาย และวางแผนในการดำเนินการมีการสื่อสัมพันธ์แบบทางคู่ หรือยุคลวิธี (Two – way Process) การประชาสัมพันธ์มิใช่แค่เพียงเผยแพร่ประกาศ มุ่งเรียกร้องความสนใจ หรือสื่อสารไปยังประชาชนฝ่ายเดียวเท่านั้น จะต้องสังเกตรับฟังปฏิกิริยา หรือความต้องการของประชาชน เพื่อให้สามารถปฏิบัติ หรือแก้ไขได้สอดคล้องกับความต้องการของประชาชนมีการจูงใจ และโน้มน้าวที่ความ รู้สึก การที่จะเกิดความเชื่อถือ หรือให้ความร่วมมือสนับสนุนนั้นจะต้องอาศัยวิธีการจูงใจ การชี้แจงในเรื่องต่างๆ เพื่อนำมาสู่การเปลี่ยนแปลงทัศนคติ ความสนใจของประชาชน เพื่อให้เกิดความร่วมมือกันกับสถาบันในการดำเนินการมีการสัมพันธ์กับกลุ่มชน การประชาสัมพันธ์มีลักษณะของการสื่อสัมพันธ์กับมวลชน คือเป็นกลุ่มเป็นหมู่มากกว่าเป็นรายบุคคล และการใช้สื่อก็เป็นสื่อมวลชน เช่น วิทยุ โทรทัศน์ หน้าหนังสือพิมพ์ ฯลฯเป็นการกระทำที่ต่อเนื่องกัน การดำเนินการประชาสัมพันธ์เป็นกระบวนการต่อเนื่องอย่างไม่ลดละ (On – going Process) เป็นงานที่เกี่ยวกับบุคคล เหตุการณ์ และการบริการ ซึ่งจะต้องมีปัญหาเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา และไม่มีที่สิ้นสุด ต้องคอยตรวจกระแสประชามติ ทัศนคติ และเหตุการณ์อื่นที่ดำเนินไปว่าราบรื่นดีหรือไม่ เพื่อที่จะแก้ไขเหตุการณ์ได้ทันท่วงที หรือหากไม่มีเหตุการณ์ใด ก็มิใช่จะอยู่เฉย ต้องดำเนินการเผยแพร่สร้างสมชื่อเสียง เกียรติคุณ ความเชื่อถือ ศรัทธา เลื่อมใส ของหน่วยงานต่อไปอีกเป็นประจำ ไม่ให้ขาดตอนมีประชามติเป็นบรรทัดฐาน ในการดำเนินการประชาสัมพันธ์นั้นจะต้องมีสถาบัน กลุ่มประชาชนต่างๆ เข้ามาเกี่ยวข้อง ทำให้เกิดทัศนคติ พฤติกรรม ความคิดเห็นแตกต่างกันออกไป แต่ส่วนมากกระแสประชามติที่ออกมาจากคนส่วนใหญ่มักจะถูกต้อง และเหมาะสมตามสมควร ฉะนั้น กระแสประชามติ จึงนับว่าเป็นความต้องการของประชาชนที่หน่วยงานจะต้องใช้เป็นส่วนประกอบสำคัญในการพิจารณาดำเนินการลักษณะที่สำคัญของการประชาสัมพันธ์มี “ สถาบัน” หมายถึง องค์การ หน่วยงาน สมาคม มูลนิธิ รัฐบาล ทบวง กรม อำเภอ เทศบาล โรงเรียน บริษัท ห้างร้าน ที่ก่อตั้งขึ้นโดยมีความมุ่งหมาย วัตถุประสงค์ระบุไว้แน่นอนมีการวางแผน ไตร่ตรอง ใคร่ครวญ นั่นก็คือ การประชาสัมพันธ์มิใช่เกิดขึ้นโดยความบังเอิญแต่จะต้องมีการตั้งใจ ตั้งวัตถุประสงค์ นโยบาย เป้าหมาย และวางแผนในการดำเนินการมีการสื่อสัมพันธ์แบบทางคู่ หรือยุคลวิธี (Two – way Process) การประชาสัมพันธ์มิใช่แค่เพียงเผยแพร่ประกาศ มุ่งเรียกร้องความสนใจ หรือสื่อสารไปยังประชาชนฝ่ายเดียวเท่านั้น จะต้องสังเกตรับฟังปฏิกิริยา หรือความต้องการของประชาชน เพื่อให้สามารถปฏิบัติ หรือแก้ไขได้สอดคล้องกับความต้องการของประชาชนมีการจูงใจ และโน้มน้าวที่ความ รู้สึก การที่จะเกิดความเชื่อถือ หรือให้ความร่วมมือสนับสนุนนั้นจะต้องอาศัยวิธีการจูงใจ การชี้แจงในเรื่องต่างๆ เพื่อนำมาสู่การเปลี่ยนแปลงทัศนคติ ความสนใจของประชาชน เพื่อให้เกิดความร่วมมือกันกับสถาบันในการดำเนินการมีการสัมพันธ์กับกลุ่มชน การประชาสัมพันธ์มีลักษณะของการสื่อสัมพันธ์กับมวลชน คือเป็นกลุ่มเป็นหมู่มากกว่าเป็นรายบุคคล และการใช้สื่อก็เป็นสื่อมวลชน เช่น วิทยุ โทรทัศน์ หน้าหนังสือพิมพ์ ฯลฯเป็นการกระทำที่ต่อเนื่องกัน การดำเนินการประชาสัมพันธ์เป็นกระบวนการต่อเนื่องอย่างไม่ลดละ (On – going Process) เป็นงานที่เกี่ยวกับบุคคล เหตุการณ์ และการบริการ ซึ่งจะต้องมีปัญหาเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา และไม่มีที่สิ้นสุด ต้องคอยตรวจกระแสประชามติ ทัศนคติ และเหตุการณ์อื่นที่ดำเนินไปว่าราบรื่นดีหรือไม่ เพื่อที่จะแก้ไขเหตุการณ์ได้ทันท่วงที หรือหากไม่มีเหตุการณ์ใด ก็มิใช่จะอยู่เฉย ต้องดำเนินการเผยแพร่สร้างสมชื่อเสียง เกียรติคุณ ความเชื่อถือ ศรัทธา เลื่อมใส ของหน่วยงานต่อไปอีกเป็นประจำ ไม่ให้ขาดตอนมีประชามติเป็นบรรทัดฐาน ในการดำเนินการประชาสัมพันธ์นั้นจะต้องมีสถาบัน กลุ่มประชาชนต่างๆ เข้ามาเกี่ยวข้อง ทำให้เกิดทัศนคติ พฤติกรรม ความคิดเห็นแตกต่างกันออกไป แต่ส่วนมากกระแสประชามติที่ออกมาจากคนส่วนใหญ่มักจะถูกต้อง และเหมาะสมตามสมควร ฉะนั้น กระแสประชามติ จึงนับว่าเป็นความต้องการของประชาชนที่หน่วยงานจะต้องใช้เป็นส่วนประกอบสำคัญในการพิจารณาดำเนินการขั้นตอนของการวางแผนการประชาสัมพันธ์1. กำหนดเป้าหมาย2. กำหนดกลุ่มประชาชนเป้าหมาย3. กำหนดจุดเด่นที่จะประชาสัมพันธ์ ซึ่งจะเป็นหัวข้อ (Theme) ของการประชาสัมพันธ์ หรืออาจเป็นจ้อความ หรือคำขวัญ (Slogan) ที่แสดงถึงแก่น หรือสาระของกิจกรรมที่ได้จัดทำขึ้น เพื่อเป็นการกำหนดให้รายละเอียดของกิจกรรมการประชาสัมพันธ์อยู่ภายใต้กรอบเดียวกัน4. กำหนดสื่อ หรือเทคนิคที่จะใช้ลักษณะของสื่อ ซึ่งอาจแบ่งออกได้เป็น1. สื่อที่สามารถควบคุมได้ (Control Media) หมายถึง สื่อที่สถาบัน หรือหน่วยงานสามารถควบคุมการผลิต และเผยแพร่ได้ เช่น แผ่นพับ จดหมายข่าว วารสารภายใน ภาพยนตร์โฆษณาสถาบัน เป็นต้น2. สื่อมวลชน (Mass Media) ซึ่งเป็นสื่อที่ตามปกติแล้ว สถาบันไม่สามารถจะควบคุมเผยแพร่ได้โดยตรง แต่ต้องอาศัยสื่อมวลชนช่วยทำการเผยแพร่ให้ เช่น หนังสือพิมพ์ วิทยุกระจายเสียง วิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น

ตัวอย่างรายงานการประชุม

รายงานการประชุม
เรื่อง การจัดทำแบบสอบถามลักษณะนิสัยอันพึงประสงค์ของอาชีพบุรุษไปรษณีย์
ครั้งที่ 1/2544
วันพฤหัสบดีที่ 12 กรกฎาคม 2544 เวลา 16.20 น.
ณ ห้อง 7501 อาคาร 7 ชั้น 5 ห้อง 1
วิทยาลัยพณิชยการบางนา

ผู้มาประชุม
1. นางสาวสุพรรษา เรืองเป้า ประธาน
2. นางสาวกุลปรียา นาคคล้าย กรรมการ
3. นางสาวรุจิราภรณ์ อยู่สบาย กรรมการและเลขานุการ (1.8)
ผู้ไม่มาประชุม
1. นางสาวจันทร์จิรา ครอบแก้ว กรรมการ
2. นางสาวจอมขวัญ คล้ายแสง กรรมการ
3. นางสาววาสนา ขุนขจี กรรมการ (1.8)
เริ่มประชุม เวลา 16.20 น.
นางสาวสุพรรษา เรืองเป้า ประธานในที่ประชุม กล่าวเปิดประชุมและดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระต่าง ๆ ดังนี้ (1.8)
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
ประธานได้แจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงหัวข้อเรื่องที่จะพิจารณา คือ การจัดทำแบบสอบถามลักษณะนิสัยอันพึงประสงค์ของอาชีพบุรุษไปรษณีย์ ให้มติที่ประชุมทราบ (1.8)
มติที่ประชุม รับทราบ (1.8)
ระเบียบวาระที่ 2 ที่ประชุมเสนอความคิดเห็นเกี่ยวกับการจัดทำแบบสอบถาม
นางสาวสุพรรษา เสนอว่า ควรมีรายละเอียดดังนี้
1. ประสบการณ์ในการทำงาน
2. เริ่มทำงานเมื่ออายุ
3. พาหนะที่ใช้ในการทำงานเป็นของที่ใด
4. ความตรงต่อเวลามีความสำคัญต่ออาชีพคุณมากน้อยเพียงใด
5. คุณว่าอาชีพของคุณควรมีลักษณะที่สำคัญอะไรเป็นอันดับแรก
6. ในความคิดของคุณคิดว่าจรรยาบรรณในอาชีพบุรุษไปรษณีย์ควรเป็นอย่างไร
7. ในระยะเวลาที่คุณทำงานที่ผ่านมา มีปัญหาหรืออุปสรรคในการทำงานบ้างหรือไม่
นางสาวกุลปรียา เสนอว่า ควรมีรายละเอียดดังนี้
1. เพศ
2. อายุเฉลี่ย
3. ระดับการศึกษา
4. คุณคิดว่าอาชีพบุรุษไปรษณีย์มีความสำคัญต่อสังคมมากน้อยพียงใด
5. จากคำตอบข้างต้นเพราะเหตุใด
6. คุณคิดว่าลักษณะนิสัยที่คุณควรแก้ไขปรับปรุงในอาชีพบุรุษไปรษณีย์คืออะไร
7. คุณคิดว่างานที่คุณทำจะต้องใช้ความรับผิดชอบสูงมากน้อยเพียงใด
นางสาวรุจิราภรณ์ เสนอว่า ควรมีรายละเอียดดังนี้
1. จำนวนชั่วโมงที่ทำงานต่อวัน
2. อัตราค่าจ้างแรงงาน
3. ก่อนทำอาชีพนี้คุณเคยทำอาชีพอื่นมาก่อนหรือไม่
4. หากคุณเคยทำคุณเคยประกอบอาชีพใดมาก่อน
5. สภาพแวดล้อมในการทำงานมีอุปสรรคต่อการทำงานของคุณหรือไม่
6. คุณคิดว่าเพื่อนร่วมงานมีส่วนในการทำงานของคุณหรือไม่
มติที่ประชุม สรุปให้มีรายละเอียดในแบบสอบถามดังนี้
1. เพศ
2. อายุ
3. ระดับการศึกษา
4. จำนวนชั่วโมงที่ทำงานต่อวัน
5. สภาพแวดล้อมในการทำงานมีอุปสรรคต่อการทำงานของคุณหรือไม่
6. คุณคิดว่าเพื่อนร่วมงานมีส่วนร่วมในการทำงานของคุณหรือไม่
7. คุณคิดว่าอาชีพบุรุษไปรษณีย์มีความสำคัญต่อสังคมมากน้อยเพียงใด
8. คุณคิดว่าลักษณะนิสัยที่คุณควรแก้ไขปรับปรุงในอาชีพบุรุษไปรษณีย์คืออะไร
9. คุณคิดว่างานที่คุณทำจะต้องใช้ความรับผิดชอบสูงมากน้อยเพียงใด
10. ความตรงต่อเวลามีความสำคัญต่ออาชีพคุณมากน้อยเพียงใด (1.8)
เลิกประชุมเวลา 18.00 น. ( 2 enter)

(นางสาวสุพรรษา เรืองเป้า)
ประธาน
(นางสาวรุจิราภรณ์ อยู่สบาย)
กรรมการและเลขานุการ
ผู้จดรายงานการประชุม